Après une phase expérimentale en 2003 (organisation d’un atelier expérimental Sida à Lyon) puis une phase institutionnelle tout au long des années 2003 et 2004 (création d’une association, organisation et fonctionnement de son conseil d’administration), l’année 2005 a été marquée par le lancement de la phase opérationnelle du CIFAL-LYON, caractérisée par les premiers actes de gestion, permettant la mise en œuvre du projet d’entreprise :

le recrutement d’un directeur à compter du 1er juin 2005, chargé de la conduite générale du projet,
la mise à disposition effective et l’utilisation des subventions obtenues.

Conformément aux orientations définies lors du Conseil d’Administration du 17 mai 2005, les premières priorités opérationnelles ont consisté dans la mise en place d’une organisation logistique et d’une programmation réaliste des activités au titre de l’année 2005.

II. La création d’une fonction logistique propre

L’accueil du CIFAL-LYON au sein des locaux du bureau OMS de Lyon s’étant avéré irréalisable, une fonction logistique a donc été créée ex nihilo au cours de l’été.

1. Les locaux

Après une étude du marché locatif du type « Centre d’Affaires », la solution d’une location de locaux nus est apparue plus opportune. Une convention a été conclue avec le Grand Lyon pour l’occupation, à partir du 1er août 2005, d’un local de 65 m2 pour un prix situé dans le bas de la fourchette de prix du secteur locatif de bureaux (soit 130 €/ m2 HT et hors charges).

Ces locaux permettent d’accueillir 2 à 3 personnes et comportent un espace d’archivage. Ils sont situés dans le 7ème arrondissement Lyon. Leur qualité architecturale est médiocre et leur isolement fonctionnel ne permet pas d’envisager un agrandissement par contiguïté.

Il s’agit d’une localisation provisoire qui devra être abandonnée lorsqu’une opportunité se présentera.

2. Le recrutement d’une assistante de direction

La recherche de la candidature d’une assistante de direction bilingue Français/Anglais à été entreprise avec le concours des services administratifs de l’Institut Bioforce Développement qui a assuré les épreuves de recrutement et le portage salarial d’un contrat de travail à durée déterminée bénéficiant à Mlle Sandra Moreira depuis le 5 septembre 2005, pour une durée de 5 mois.

Mlle Moreira bénéficie d’un nouveau contrat de travail à durée indéterminée type CNE depuis le 5 février 2006.

Mlle Moreira assure des fonctions diversifiées, notamment :

logistique des séminaires (relations avec les municipalités, avec les fournisseurs de prestations de services en France),
la mise au point des programmes pédagogiques avec les partenaires du CIFAL-LYON,
la traduction dans la langue anglaise de tous les documents édités par le CIFAL-LYON,
l’accueil téléphonique et le secrétariat courant, à l’exception des opérations comptables.

Les fonctions de Mlle Moreira auront, en fonction des activités qui pourront progressivement être développées, vocation à évoluer vers des responsabilités plus spécifiques dans l’organisation et la supervision pédagogique des séminaires.

3. Les équipements de bureaux

a) Mobilier

La totalité du mobilier de bureau existant a été obtenue à titre gracieux :

soit par récupération,
soit sous forme de prêt (Institut Bioforce, pour l’essentiel, ou encore contributions personnelles)

b) Télécommunication et Informatique

Un mini-standard pouvant supporter 4 lignes a été installé ainsi qu’un fax. Deux postes informatiques ont été achetés et installés, avec l’aide de l’Institut Bioforce.

Les abonnements concernent l’accès Internet, l’accès au réseau téléphonique fixe et la téléphonie mobile.

Le coût des communications téléphoniques vers l’étranger et minoré par l’achat de communications auprès de fournisseurs spécifiques.

4. Fonction comptable et financière

a) Tenue de la comptabilité

Un outil comptable a été développé par une stagiaire en expertise comptable recommandée par le cabinet In Extenso, lui-même choisi pour la tenue de la comptabilité budgétaire et sociale. Cet outil est conforme aux exigences institutionnelles d’une association recevant des subventions publiques.

b) Engagement des dépenses

Madame la Présidente du Conseil d’Administration et le Directeur par procuration disposent de moyens de paiement utilisables à partir d’un compte bancaire ouvert auprès de la Société Générale. Le suivi du compte est assuré, en temps réel, par le Directeur via le logiciel mis à disposition de ses clients par la banque.

5. Matériels pédagogiques

Les divers matériels pédagogiques strictement nécessaires à l’organisation d’un workshop d’experts sur le cancer et d’un premier séminaire SIDA ont été acquis au cours de l’année 2005 (vidéo projecteur, CD-ROM, fournitures diverses).

Commentaires

La fonction logistique a été traitée a minima, dans la seule perspective de pouvoir, sans obérer l’avenir, réaliser les activités dans les conditions exigées du CIFAL sur l’année 2005 par les collectivités locales (Grand Lyon et Région Rhône-Alpes) à l’origine des subventions reçues.

Cette fonction logistique, organisée sous l’empire de l’urgence, se caractérise :

par son insuffisance organique :
— effectif sous-dimensionné au regard de la diversité des charges du management qui ont dû être simultanément prises en compte,
— installation peu fonctionnelle, et dans des locaux de qualité architecturale médiocre et non extensibles.

Mais aussi par sa souplesse d’évolution :
— la convention d’occupation des locaux peut être dénoncée à tout moment,
— investissements matériels « à perte » sont minimes,
— le minimalisme de son organisation permet d’envisager toute autre localisation et autre organisation, sachant par ailleurs que les activités du CIFAL se prêteraient bien à un regroupement fonctionnel avec des activités comparables.

III. Les activités réalisées en 2005

1. L’organisation de deux séminaires

Indépendamment des conditions d’installation du CIFAL qui allaient finalement, et donc tardivement s’imposer, les collectivités locales à l’origine des subventions accordées au CIFAL avaient au préalable assorti le versement de ces subventions à la réalisation d’un ambitieux programme de travail pour l’année 2005 consistant à organiser un évènement pour chacune des trois thématiques suivantes : VIH/Sida, Cancer, Maladies Infectieuses.

La réalisation de ce programme s’est révélée problématique pour de nombreuses raisons :

une contrainte de délai : il n’était pas envisageable de programmer un aussi grand nombre d’activités sur un seul quadrimestre,
les exigences qui entourent la conception et l’organisation d’un séminaire international sont particulièrement lourdes,
l’absence de tout outil pédagogique adapté aux finalités des activités du CIFAL, à l’exception de l’outil de « knowledge management » développé par ONUSIDA et UNITAR pour le VIH/Sida, aurait voué à l’échec toute initiative prématurée,
l’impossibilité pour le Département des Maladies Transmissibles de l’OMS d’assurer la coordination pédagogique d’un séminaire « Maladies Infectieuses » dont ses responsables avaient accepté la charge à la demande de l’UNITAR (cf. réunion du 10 mai 2005 dans les locaux de l’OMS à Genève).

C’est sous ces conditions que deux séminaires ont néanmoins pu être organisés :

a) Un séminaire sur le VIH/Sida, sous la forme d’un atelier technique

Sur la base des observations qui avaient pu être faites lors des séminaires VIH/Sida de Lyon (octobre 2003) et d’Atlanta (juin 2005), il était apparu intéressant de vérifier l’utilité d’un « atelier technique » préalable à un véritable séminaire international, permettant à des acteurs locaux de se familiariser avec un outil d’autoévaluation de la prise en charge du VIH/sida sur leur territoire.

Un atelier a donc été organisé les 12 et 13 décembre 2005, à Lyon, dans les locaux du CIFAL, dont la coordination pédagogique a été assurée conjointement par ONUSIDA et UNITAR.

Dix-sept municipalités ont été invitées et 8 d’entre elles y ont participé.

Le programme de cet atelier, la liste des municipalités invitées, le compte-rendu et l’évaluation finale de l’atelier sont joints en annexe 1.

Cet atelier a permis, au-delà de l’appropriation d’un outil d’autoévaluation, de vérifier l’intérêt porté par les représentants des municipalités vis-à-vis du « knowledge management » qui sera présenté à leurs maires respectifs dans le cadre du séminaire international organisé entre le 9 et le 12 mai 2006.

Cet atelier aura également permis, sur le plan du management des activités d’un CIFAL dédié aux questions de santé publique, de mieux comprendre les attentes d’un public habitué aux pratiques managériales de grandes agences internationales.

b) Un séminaire sur le cancer, sous la forme d’un atelier d’experts Dans le cadre des relations informelles nouées avec des médecins du Centre International de Recherche sur le Cancer de Lyon, la lutte contre le tabagisme dans le cadre de la prévention du cancer du poumon est apparue être un thème de santé publique :

majeur pour de nombreux pays,
potentiellement mobilisateur pour des municipalités, compte tenu de leurs marges de manœuvre possibles en termes de gestion municipale.

En l’absence d’une stratégie adaptée à mettre en œuvre dans le cadre d’un séminaire international, et même de sa simple conception au plan pédagogique, la problématique sous tendue par le choix du thème a été confiée à un panel d’experts internationaux invités par le CIFAL à en débattre à Lyon, les 28 et 29 novembre 2005.

Ce panel d’experts regroupant cinq disciplines médico-économiques complémentaires :

l’épidémiologie,
l’évaluation des politiques de santé publique,
l’économie médicale,
l’oncologie médicochirurgicale,
la modélisation d’outils pédagogiques,

a débattu des différents aspects prospectifs permettant d’envisager l’organisation d’un séminaire international au bénéfice des municipalités de l’Europe continentale et de l’Asie du Sud-Est (cf le compte rendu d’activités en annexe 2).

Pour la suite immédiate de cet atelier d’experts, le CIFAL a accepté de financer la prestation d’un consultant international reconnu par ses pairs, à même de procéder à une recension des outils et références disponibles dans le domaine étudié, dans la perspective de valider un programme pédagogique et d’identifier les municipalités cibles d’un séminaire international.

IV. Les différents aspects de la démarche managériale initiée durant l’exercice 2005

En dehors de la mise en place d’une fonction logistique, l’initialisation d’une démarche managériale a été déclinée de la manière suivante :

1. La recherche de partenaires

a) Les partenaires financiers

La recherche de partenaires financiers a figuré parmi les premières priorités d’une démarche managériale visant à pérenniser un flux de recettes, conformément aux principes du partenariat public-privé posés par le Programme de Coopération Décentralisée des Nations Unies. Deux types de partenariats financiers sont envisagés :

i. Des partenariats programmatiques pluriannuels

Plusieurs démarches sont en cours avec des entreprises du secteur de la santé, susceptibles d’être intéressées par l’action menée auprès des acteurs locaux dans le domaine du VIH/Sida. Il est, aujourd’hui, beaucoup trop tôt pour avancer un quelconque pronostic et encore les perspectives d’un succès éventuel ne seront enregistrées qu’en 2007.

ii. Des partenariats ponctuels

Plusieurs démarches sont également en cours, allant du concours financier circonstanciel à des prestations en nature (du type « side event ») ou encore la commercialisation d’espaces de congrès.

Plusieurs démarches de ce type ont été entamées pour ce que concerne la thématique VIH/Sida et la thématique du biorisque en milieu urbain.

b) Les partenaires scientifiques

Les acteurs locaux, quels que soient leur situation géographique et leur stade de développement, voient leurs problématiques de santé publique influencées par les caractéristiques socioculturelles de leur population de référence, qu’il pourrait être intéressant d’inclure dans le champ du projet pédagogique des séminaires.

Cela est sans doute particulièrement vrai pour le VIH/sida. C’est la raison pour laquelle un partenariat scientifique a été proposé à deux établissements d’enseignement supérieur (Sciences Politiques et Université Lyon 2) proposant à leurs étudiants des masters portant sur la coopération décentralisée, l’évaluation des politiques publiques et les relations internationales.

Ces deux partenaires potentiels ont manifesté officieusement leur intérêt pour cette démarche dont l’ambition pourrait être d’arriver à la conclusion, lors d’un séminaire, d’un accord de coopération scientifique à un niveau décentralisé entre une municipalité et ce type d’établissement d’enseignement. Un contact, poins avancé, existe également avec l’Université de Marnes la Vallée.

c) Les partenaires opérationnels

Il faut entendre par « partenaires opérationnels » des organismes publics ou privés, de droit français ou non, susceptibles d’assurer le « follow-up » des séminaires organisés par le CIFAL en raison de leur présence sur le territoire d’exercice des acteurs locaux désireux de mettre en œuvre des plans d’actions à l’issue d’un séminaire.

Plusieurs partenaires ont répondu favorablement, pour la thématique VIH/Sida, à une proposition de partenariat :

le Groupement d’Intérêt Public ESTHER, dont l’objet social porte sur la coopération hospitalière en Afrique francophone et en Asie du Sud-Est. Les missions respectives du GIP ESTHER et du CIFAL-LYON apparaissent très complémentaires dans la recherche d’une prise en charge globale, au plan local, de la problématique du VIH/Sida,
L’ONG française Handicap International, également très présente en Afrique de l’Ouest dans le domaine du VIH/ Sida, sur le plan de l’accès aux soins,
L’ONG nord-américaine Global Health Action, présente en Afrique de l’Est et en Inde, pour les problématiques relevant de la constitution de leaderships.

Le GIP ESTHER et Handicap International ont participé à l’atelier technique VIH/Sida des 12 et 13 décembre 2005. Global Health Action souhaitait également y prendre part mais a été retenue inopinément aux Etats-Unis.

2. L’amorce d’une politique de communication

Les efforts entrepris dès le mois de juin pour faire reconnaître le CIFAL ont permis de cerner la nécessité d’une politique de communication aussi précoce que possible. Trois types d’action ont été entrepris afin de rompre l’isolement institutionnel et fonctionnel qui a été ressenti dès le départ.

a) La conception d’une charte graphique et la réalisation de supports écrits de communication

Le CIFAL-LYON dispose depuis le mois de novembre de différents documents bilingues français/anglais de nature à accroître la lisibilité de son action :

cartes de visite,
papier entête,
plaquette de présentation du CIFAL,
autres documents (bannière),

dont la conception respecte la charte graphique de l’UNITAR.

Les fichiers numériques de ces supports sont la propriété du CIFAL et sont utilisés couramment pour le courrier électronique.

b) La création d’un site Web

La création d’un site a été entamée, puisque quelques pages pourraient déjà exposer le contenu des premières activités du CIFAL.

Cette création sera poursuivie en début d’année 2006, en liaison et avec l’aide des services concernés de l’UNITAR.

3. L’appui d’une assistance à maîtrise d’ouvrage

L’utilité d’une assistance à la maîtrise d’ouvrage à caractère généraliste ne faisant pas de doute dans le contexte du projet d’entreprise, le cabinet lyonnais AD Conseil a été, compte tenu de ses références, retenu pour apporter une aide à toute la démarche de lancement du projet, la réalisation d’une feuille de route pour les années 2005 et 2006, la valorisation de celle-ci auprès d’un certain nombre de décideurs politiques, les premiers contacts auprès des partenaires financiers potentiels du CIFAL-LYON.

Ce cabinet s’est vu également confier la conception graphique et la réalisation des supports écrits de communication.

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